第一条 为加强仪器设备档案的管理，充分发挥仪器设备在学校教学、科研中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，国务院《科学技术档案工作条例》和国家教育部《普通高等学校档案管理办法》等法令、规章，结合我校实际情况，特制订本实施细则。
第二条 凡作为学校固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的各种载体的文字、图表、声像材料，以及随机材料均属仪器设备档案。
第三条 仪器设备档案由学校档案馆集中统一管理，常用档案可复制一份或与档案馆办理长期借用手续存放在使用单位使用。使用单位要指定专人负责仪器设备档案的管理和提供利用。如有丢失和擅自销毁，按《档案法》有关规定处理。
第四条 校档案馆对仪器设备档案工作负有检查、监督和指导的责任。
第五条 各仪器设备使用单位应指定专人负责仪器设备档案的收集、整理、归档工作。
第六条 凡属应归档的仪器设备，到货开箱时，各仪器设备使用单位应通知档案馆有关人员共同开箱，检查验收设备文件材料。
第七条 归档
一、归档范围
（1）归档的主要内容包括我校有关仪器设备的综合管理、仪器设备项目的依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等，具体范围见附件。
（2）归档的重点是仪器设备项目，特别是价值5万元以上(含5万元)或其他重要仪器设备各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
二、归档的原则及方法
（1）坚持由设备文件材料形成部门归档的原则。设备验收完毕和进口设备索赔期满后，设备文件材料形成部门的档案员应及时将形成的设备文件材料整理归档。
（2）根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和档案载体形式等实际情况，在坚持文件之间的有机联系和便于利用查找的原则下进行归档，整理时应将每项设备的文件材料进行系统清理，组成一盒或数盒。
（3）将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复，论证，投资，订购合同，验收报告，索赔材料等排在前面，其余设备的技术文件材料应按设备的工作程序及重要程度，依次排列。
（4）归档的文件材料按文字材料在前，图表在后的原则排列。
（5）拆除文件中易锈蚀的金属物，用专用棉线装订，并对破损的文件材料进行修补；引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
（6）设备文件材料采用档案盒方式保管；引进设备文件用档案盒有困难的，可按其自然状态保管。
（7）全部设备文件应按我校档案分类编号方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置上加盖归档章并按归档章上的内容要求填写相关内容。
（8）归档时在档案的首页填写归档文件目录和在档案的末页填写备考表。
第八条 归档移交办法及归档时间
（1）归档时由设备管理部门填写移交目录一式二份，将移交目录连同档案一同向档案馆进行移交。移交时双方签字，各持一份以备查。
（2）设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。
第九条 本实施细则由档案馆负责解释。
