工作流程

详  细  说  明

收集文件材料

齐全完整地收集部门文、声、图等各种载体的文件材料，平时要做到分类存放，照片、录音、录像等资料也要注意收集。

定     件

划分保管期限

根据《曲靖师范学院<归档文件整理规则>实施细则(试行)》要求，准确定件，划分保管期限。

装   订

拆除金属物，修整破损文件材料，按规定左上角或左侧装订，做到左、下侧对齐。装订用不锈钢订书针或线装的方法装订。

分   类

按照《曲靖师范学院文件材料归档范围和保管期限、分类表》分类。

排   列

按照文件材料重要程度结合时间顺序排列。

编   号

盖归档章

在文件首页的上端空白处采用红色印泥盖统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。

编   目

用档案管理系统软件准确输入件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

装   盒

按件号顺序装盒，并填写档案盒封面和脊。

写备考表

档案员填写盒内归档文件材料需要说明的情况，并在整理人处签名，检查人由部门分管档案工作的负责人审查后签名。