第一条 为加强我院党群、行政档案工作的业务建设，逐步实现党政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际情况，特制订本细则。
第二条 凡是我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子材料，均属党群、行政档案。
第三条 我校实行文书处理部门立卷归档制度。各文书处理部门在学校档案馆指导下，按照归档范围和要求进行文件材料的收集、整理、归档，定期向学校档案馆移交。
第四条 学校党群、行政类文件材料的归档工作应做到“三纳入四同步”，即做到纳入各单位的工作计划和规划，纳入各单位的管理制度，纳入各单位有关人员的职责范围；做到各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第五条 归档方法
一、每一个归档单位的文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。
二、归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容包括各党群、行政单位在日常工作中或由本单位组织的或由本单位代表学校组织的各项活动中形成的不同形式、不同载体的文件材料（教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件另列）。具体范围参见附件。
2、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，要特别注意全局性、综合性的文件材料；上级针对我校的指令性、指导性来文和批复应视为学校文件材料归档；其次是—上级和其他单位发来的文、电等材料。
三、归档原则
归档应按问题、时间和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，并按文件的重要程度，区分保存价值，分类归档，使归档的文件材料能完整、准确、全面地反映学校的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。
四、归档分工
1、上级机关下达的文件材料，综合性的由党委办公室、学院办公室归档，专业性或业务性的由业务部门或承办部门归档。
2、以学校党委或学校行政名义下发的文件，由党委办公室、学院办公室归档。
3、学校召开的各种综合性或专题性会议材料，由主办单位归档。
4、校内各单位呈报党委、学校的请示、报告及相应的批复、批转的原件，由党委办公室或学院办公室归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，由报文单位归档。
5、学校领导（党委书记、校长、副书记、副校长）在校内外的发言稿、重要讲话和参加各补会议的文件材料分别由党委办公室或学院办公室收集归档。
6、两个或两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位保存复制本。
7、各种临时机构成立或撤销形成的文件材料；应由该机构撤销前做好整理工作，移交档案馆。
8、重要的来信、来访材料（包括接待记录、办理情况、催办记录、批复、复信等），由承办单位归档。
五、归档方法
1、分类
(1)分年度
归档文件应按其形成或针对的年度分开。一般来说文件应归入文件形成的年度；跨年度的请示与批复，应归入批复年度；跨年度的规划、计划，应归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，应归入会议开幕的年度；历经数年办完的文件，应在结束年归档。
(2)分问题
归档文件应按其形成（或承办机构）和问题归档，即按某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。
(3)分保管期限
归档文件按规定的保管期限，即永久、定期30年、定期10年分别归档。具体详见附件。
2、组合
一般以问题特征为主，结合作者、名称内容等特征按年度归档。内容和排列顺序如下：
工作计划、总结等综合性文件，一般可按责任者或名称标题组合。
管理和业务活动形成的业务文件、调研材料，按问题组合。
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合。
简报按名称或期号组合。
会议文件，按会议的届次进行组合。
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合。
其他文件材料可根据规定的形式按归档原则组合。
3、排列
归档时，应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列：
批复、批示在前，请示、报告在后；
正文在前，附件在后；
印制件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后；
转发通知、决定、批示在前，被转发件在后；
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。
4、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长久保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。
5、归档的文件材料应逐件加盖归档章；并填写归档章的各个项目，编制件号；归档章的位置在每件文件首页上端的空白处。文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。
6、编目
归档时，归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目。归档文件目录设置件号（填写部门件号）、责任者（制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题，没有标题或标题不规范的可自拟标题，外加“[]” ）、日期（文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020202）、页数（每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页）、备注（注释文件需说明的情况）等项目应一一认真填写。
7、装盒
将归档文件按部门件号顺序装入档案盒。
8、填写备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（归档文件整理完毕的日期。）
第六条 归档验收及归档时间
一、党群行政职能部门整理好档案，经档案馆检查合格后，填写移交目录一式两份，移交时交接双方按目录清点，并履行签字盖章手续，办理移交。移交目录各执一份备查。
二、党群、行政类档案于次年6月底前向档案馆归档移交。
第七条 本实施细则由档案馆负责解释。
