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2012年档案利用典型事例
1、提供真实可靠材料,为学校积极筹措办学经费,提高办学水平和声誉提供服务
2012年由于学校赔偿新校区建设贷款等原因,致使学校的财务经费极其紧张,学校领导千方百计地谋划解决对策,积极筹措办学经费。在档案馆的馆藏行政类档案中,找到了2004年度曲靖市人民政府[2004]10号、曲靖市人大[2004]21号等两个文件,关于把我校新校区建设资金列入政府财政预算报告的相关批文,缓解了我校化债工作的巨大压力,维护了正常办学和工作秩序。
2012年度为我校《曲靖师范学院学报》创刊30周年,为此学报编辑部决定出版一期纪念专刊,需要当时原曲靖师专校级领导以及学报负责人的照片,和曲靖师范学院新成立时期原校级领导杨光斗、原一川等同志的照片作为封面材料。档案馆人员在馆藏近万张的照片中,认真细致地进行查找,筛选出人物形象、光线、角度都相对较好的照片10余张,并对这些老照片进行了扫描,提供给学报编辑部的老师使用,扩大了学报的影响力,提升学校的办学科研水平和良好声誉。
2、提供财会档案原始凭证,积极配合学校的内部审计工作
2012年9月-10月,学校纪检监审处开展了一次学校内部的自我审计工作,档案馆给予积极地配合和支持,向此次审计工作的中介事务所提供了2009年度、2011年度计划财务处和后勤服务中心移交的财会档案,共计413卷/册,此外还有基建档案、仪器设备采购资料以及学校2000-2011年年鉴等重要资料,为此项工作的顺利开展提供服务。
3、提供新生录检表等学籍档案,为我校学生参加社会活动及就业提供证明
近两年来,我校的往应届毕业生在通过云南省大中专毕业生就业指导服务中心找工作时,出示的学位证书都需要对其进行认证,为此,云南省大中专毕业生就业指导服务中心多次给我馆发来了认证查询的函件。2012年度这样的查询人次达到7人次,调阅案卷30卷。我馆认真对照所提供的学员相关信息,与馆藏档案进行细致地核对,每一位毕业生都仔细核对新生录取登记表、学籍表、毕业证书和学位证书签收表等信息。查实之后再将被查询毕业生的相关学籍材料扫描或传真,及时回复给对方。我们积极认真地配合,不怕麻烦,及时完成任务,得到了省教育厅相关办理人员的高度肯定和感谢。
2012年5月8日,毕业于我校2008级数学与信息科学学院信息与计算科学专业的徐亚磊和体育学院社会体育专业的吴文辉两位同学,被云南省武警边防录用,再一次来到档案馆复印他们的录取证明材料,进行最后的政审工作。他们二人曾于2011年10月份,因报考当年云南武警边防和消防招收应届毕业大学生的职位招考到过档案馆进行查询。对于他们能够顺利地就业,并且找到一份还算满意的工作,他们深刻地感受到档案原始材料的至关重要,并对我们档案馆提供的服务表示了忠心的感谢。
2012年6月,我校体育学院共19名在校大学生,代表学校参加全国第九届大学生运动会。按大会组委会的要求,需要审查参赛运动员的新生录取资格,为此档案馆向体育学院的领队窦发明老师提供了2008、2009、2010年3个年度的省内生源新生录取新生登记表,查阅案卷6卷,复印达到28页。
4、提供学籍档案,为我校毕业生学历进修、补办学历学籍证明、出国移民等提供原始依据
2012年6月25日,曲靖市市委办公室的刘江同志,到我馆查找其亲属李诗华的相关学籍材料。李诗华是原曲靖师专879班政教专业的毕业生,毕业之后一直在昆明工作,现因其本人办理出国移民的相关手续,需要提供专科学历的学籍档案。档案馆工作人员认真查找,提供了本人学籍档案的复印件,为其解决问题,受到利用者的良好评价。
2012年9月3日,目前工作于曲靖日报社的沈冬青,为曲靖师专1986级中文专业的毕业生,现因本人学历进修,要报考在昆高校的函授本科,需要对其本人的专科学历进行认证,复印在我校就读时的学籍档案材料。2012年度,像这样的专科学历认证的案例总计15例,来电或到馆查询人次为15人次,调阅案卷32卷,扫描或复印49页。
5、热情为学校师生或社会个人查询档案,拓展档案馆服务公民个人的社会功能
2012年6月28日,一位毕业于原师专8903班数学专业的毕业生,找到了我们档案馆,这个班级毕业至今已有20年,计划于暑假期间举办一次同学聚会,想查找当年同班同学的相关信息。档案馆帮助他查找到8903班的学籍档案,以及2010年十年校庆期间校友办公室编录的校友名录等资料,抄录同班同学的姓名、工作单位和家庭住址等信息,为举办同学聚会作好准备。档案馆热情接待了他,圆满解决了他的难题,甚为高兴。
学校音乐舞蹈学院的李惠老师,在向银行做房产抵押贷款时发现其个人住房缺少了土地使用证,而与她同期同时购买住房的单位职工早在2002年就办理了个人土地使用证,因为当时李惠老师脱产外出学习,所以她的个人土地使用证就办漏了。事情紧急,李惠老师多次找到学校的资产管理处、以及当时办理此事的经手人没能为她及时解决这个难题。为此,李老师找到了档案馆,说明事情原委,经请示档案馆领导同意,将馆藏古城校区的土地使用证书的复印件提供给她,作为补办个人土地证的证明依据,为李惠老师解决了燃眉之急,她对档案馆的服务表示忠心的感谢。
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2012年11月6日
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